Nuo automatizavimo iki komandos nario
Kai Benas Kolpas, vienas iš „The Living Room Coworking“ įkūrėjų, 2019 m. pradėjo automatizuoti vidinius procesus, jis dar nežinojo, kad po kelerių metų kuria būsimą apdovanojimą pelniusį komandos narį.
Viskas prasidėjo nuo tokių įrankių kaip „Zapier“, „Mailchimp“ ir „OfficeRnD“, kurie padėjo sinchronizuoti rezervacijas, el. laiškus ir kalendorius. Laikui bėgant automatizacijų daugėjo, o procesai pradėjo atrodyti keistai... žmogiški.
„Vienu metu tiesiog pradėjome jausti, kad turime dar vieną darbuotoją. Todėl suteikėme jam vardą.“
Ken Bensley atsiradimo istorija
Vardas gimė iš spontaniško pokšto. Benas ir praktikantas Wesley stovėjo registratūroje, kai kolega juos pasveikino: „Labas rytas, Bensley!“ Vėliau prie istorijos prisidėjo dar vienas kolega, vardu Koen, ir taip gimė Ken Bensley.
Netrukus šis nematomas automatizavimo įrankis jau siųsdavo laiškus su parašu: Ken Bensley - greičiausias bendruomenės vadybininkas pasaulyje.
„Mes net suteikėme jam veidą. Kai atnaujinome svetainę, įtraukiau jį į komandos puslapį. Jei jau vadiname jį komandos nariu, jis nusipelnė ir nuotraukos.“
Būtent ši humoro, kūrybiškumo ir žmogiškumo kombinacija vėliau tapo pagrindu kitam Ken evoliucijos etapui - AI asistentui, kurį padėjo sukurti „Pro AI Assistant“.
Tikroji problema: onboarding procesai, dokumentacija ir per daug klausimų
Kaip ir daugelis coworking erdvių, TLR nuolat dirba su praktikantais, kurie keičiasi kas kelis mėnesius. Jų onboarding procesas reikalaudavo daug laiko aiškinant tuos pačius dalykus: naudojamus įrankius, procedūras, bendruomenės taisykles ir kasdienius procesus.
„Jie pradėdavo darbą net nesuprasdami, kas yra coworking erdvė, jau nekalbant apie bendruomenės vadybininko vaidmenį. Turėjome kelis šimtus puslapių veiklos vadovo, bet kas gi visa tai skaitys?“
Benas suprato, kad problema nėra techninė. Tikrasis iššūkis buvo padaryti organizacijos žinias prieinamas, lengvai naudojamas ir lengvai perduodamas naujiems komandos nariams. Tuomet kilo idėja paversti vidinę dokumentaciją pokalbių principu veikiančiu AI asistentu.
„Nors gerai išmanau IT, nesu AI ekspertas. Pro AI Assistant pasakė: „Mes galime tai sukurti.“ Todėl nusprendėme pabandyti.“
Nuo AI modelio iki realiai naudojamo įrankio
„Pro AI Assistant“ ne tik apmokė chatbotą. Buvo sukurtas pilnai veikiantis sprendimas.
Kartu su TLR komanda buvo surinkti šimtai dokumentų ir tūkstančiai el. laiškų. Duomenys buvo išvalyti, anonimizuoti, susisteminti ir panaudoti AI modelio mokymui. Tikslas buvo išmokyti ne tik faktų, bet ir organizacijos darbo principų, bendravimo tono bei vertybių.
Be to, buvo sukurta ir patogi naudotojo sąsaja, leidžianti komandos nariams bendrauti su Ken paprastai ir intuityviai.
„Pro AI Assistant ne tiesiog sukėlė failus į sistemą. Jie peržiūrėjo tūkstančius el. laiškų, išvalė duomenis, kruopščiai juos susistemino ir tinkamai apmokė modelį. Čia buvo labai daug žmogiško darbo ir kompetencijos.“
Testas, kuris pasirodė netikėtai žmogiškas
Vienas pirmųjų momentų, parodžiusių Ken vertę, buvo susijęs ne su procesais, o su empatija.
„Paklausėme, kaip turėtume pasielgti situacijoje, kai ilgametis bendruomenės narys neteko darbo ir turėjo atsisakyti narystės. Ken pasiūlė suteikti jam laikiną nemokamą narystę, kad jis galėtų likti bendruomenės dalimi.“
Tokio atsakymo nebuvo jokioje procedūroje ar veiklos vadove. Jis atsirado iš organizacijos kultūros, vertybių ir bendravimo stiliaus, kurių AI išmoko iš istorinių duomenų.
Mažiau laiko atsakymams, daugiau laiko žmonėms
Įdiegus Ken, darbuotojams ir praktikantams nebereikia remtis atmintimi ar nuolat klausinėti kolegų. Atsakymai pasiekiami tada, kai jų reikia.
„Anksčiau nuolat kartodavome tą patį. Dabar galime daugiau laiko skirti tam, kas iš tiesų svarbu - bendravimui su nariais, santykių kūrimui ir bendruomenės stiprinimui.“
Ken taip pat padėjo sumažinti priklausomybę nuo pavienių darbuotojų žinių. Vietoj situacijos, kai svarbią informaciją žino tik vienas ar du žmonės, visa komanda gali naudotis tomis pačiomis žiniomis.
Bendradarbiavimas su „Pro AI Assistant“
Pasak Beno, tai nebuvo tiesiog technologijos diegimas. Tai buvo tikras bendradarbiavimas.
„Pro AI Assistant buvo itin profesionalūs. Jie viską aiškiai paaiškindavo, užduodavo tinkamus klausimus ir suteikė pasitikėjimo viso projekto metu.“
Komandai taip pat buvo svarbu kontroliuoti būsimas AI naudojimo išlaidas.
„Pro AI Assistant“ padėjo įdiegti biudžeto perspėjimus ir naudojimo limitus, kurie leido saugiai planuoti augimą.
„Toks skaidrumas kuria pasitikėjimą. Tiksliai žinojome, kas kiek kainuos ir kaip išvengti netikėtumų.“
Žvilgsnis į ateitį
Šiuo metu Ken padeda TLR komandai vidiniuose procesuose. Tačiau ateityje svarstoma galimybė jį pritaikyti ir išoriniam bendravimui su bendruomene.
„Jeigu viskas veiks taip, kaip tikimės, nematau priežasties, kodėl vieną dieną negalėtume pasiūlyti Ken ir išoriniams naudotojams.“
Rezultatas
TLR ne tik automatizavo procesus. Jie sukūrė skaitmeninį komandos narį, kuris atspindi organizacijos kultūrą ir padeda perduoti žinias naujiems darbuotojams.
„Kuo daugiau laiko galime skirti bendruomenės nariams, tuo geriau. Jei AI gali perimti nuobodžias užduotis - puiku. Tai ne grėsmė. Tai laisvė.“
Padedant „Pro AI Assistant“, Ken tapo daugiau nei automatizacija. Jis tapo AI asistentu, kuris prisidėjo prie nacionalinio apdovanojimo už skaitmeninę transformaciją ir bendruomenės stiprinimą.
Norite panašaus sprendimo savo organizacijoje?
Jeigu jūsų komanda dirba su onboarding procesais, procedūromis, dokumentais ar vidine žinių baze, galime padėti sukurti AI asistentą, pritaikytą jūsų verslui.